Secteur : ONGProduit : GED
Centraliser les justificatifs terrain de 15 pays pour les audits bailleurs
Les ONG opérant en Afrique de l'Ouest gèrent des projets dans plusieurs pays, avec des justificatifs collectés sur le terrain (reçus, photos, PV de distribution). La GED SoftValley Labs centralise, classe et rend auditables tous ces documents pour les bailleurs (USAID, UE, BM, AFD).
Contexte ONG
Ce que le secteur ong impose
ONG humanitaires, organisations internationales (ONU, OMS), coopérations bilatérales (AFD, GIZ, USAID) et bailleurs multilatéraux (Banque Mondiale, UE, BAD).
Enjeux clés
- Paie mixte locaux/expatriés avec règles per diem et IKO
- Reporting bailleurs rigoureux (USAID, UE, BM)
- Multi-devises FCFA / EUR / USD / GBP
- Archivage des justificatifs pour audits récurrents
- Gestion de projets multi-pays avec rotation expatriés
Cadre réglementaire
Règles bailleurs internationauxLois nationalesRGPD
Acteurs typiques
Croix-Rouge · MSF · PAM / WFP · UNICEF · Handicap International · AFD
Pain points
Les frictions typiques en ong
Justificatifs perdus entre terrain et siège
Reçus en papier, photos floues, timing collectes désynchronisé avec clôtures mensuelles.
Audits bailleurs chronophages
Chaque bailleur (USAID, UE, BM) a ses propres exigences et formats.
Risque de rupture financement
Un audit négatif peut suspendre un financement = urgence pour les équipes.
Solution GED
Ce que GED apporte
- Collecte terrain via app mobile offline avec sync quand réseau disponible.
- Classification IA : auto-tri des reçus, factures, photos d'activité, listes de bénéficiaires.
- Dossiers projets conformes aux templates bailleurs (USAID M&E, UE FINPROD, BM).
- Archivage 7 ans minimum pour audits rétroactifs.
- Extraction automatique en PDF horodaté pour chaque audit.
Impact
Les bénéfices attendus
−80 %
temps préparation audit bailleurs
100 %
justificatifs archivés et consultables
0
financement suspendu pour audit
Autres solutions pour le ong
La suite SoftValley Labs appliquée au secteur
FAQ
Les questions qu'on nous pose le plus souvent
Logiciels sur mesure, offshoring IT, conformité NF Z42-020 et interventions en Afrique de l'Ouest — les réponses directes aux interrogations récurrentes de nos clients européens et ouest-africains.
La GED (Gestion Électronique de Documents) gère la vie opérationnelle des documents : capture, OCR, classification, recherche full-text, workflow de validation et signature. Le coffre-fort numérique (CFN) prend le relais à la signature pour sceller le document en archivage légal immuable, conforme NF Z42-020 et eIDAS, avec chiffrement AES-256, horodatage qualifié et versioning WORM. Chez SoftValley Labs, la GED bascule automatiquement vers le CFN à la signature.
SoftValley Labs est basé à Dakar, Sénégal, et intervient sur l'ensemble de l'Afrique de l'Ouest : Sénégal, Côte d'Ivoire, Mali, Burkina Faso, Togo, Bénin, Guinée, Guinée-Bissau, Cap-Vert, Niger, Mauritanie. Nos équipes sont francophones et opèrent sur le fuseau horaire européen (GMT+0).
Le coût dépend du périmètre (simple MVP à 20-40 k€, plateforme métier complète à 80-300 k€). Notre modèle de delivery à Dakar permet une optimisation budgétaire jusqu'à 40 % par rapport à un développement réalisé exclusivement en Europe, à qualité équivalente. Contactez-nous pour un cadrage gratuit.
Oui. Notre coffre-fort numérique (CFN) est conforme NF Z42-020, eIDAS et RGPD. Notre GED respecte NF Z42-013 pour l'archivage légal à valeur probante. Tous nos logiciels respectent le RGPD : données chiffrées, droit à l'effacement, registre des traitements, minimisation, anonymisation.
Trois modèles : (1) Régie — équipe dédiée pilotée directement par le client ; (2) Forfait — projets avec engagement de résultat ; (3) Centre de services managé — centre dédié multi-projets piloté par SoftValley. Équipes francophones certifiées, même fuseau horaire que l'Europe (GMT+0), jusqu'à 40 % d'optimisation budgétaire.
Oui, notre GED est conçue pour les environnements régulés où la donnée ne doit pas sortir du réseau : 100 % offline, classification IA locale via LLM Ollama (qwen/mistral), OCR on-premise (Tesseract). Aucune requête externe, aucune donnée en cloud — idéal pour banque, santé, défense, administration.
Stack moderne : React/TypeScript côté front, Node.js et Python côté backend, PostgreSQL/MongoDB pour la donnée, Docker/Kubernetes pour le déploiement. Pour l'IA locale : Ollama, Tesseract, modèles open-source. Déploiements cloud (AWS, GCP, Azure, Scaleway) ou on-premise selon les besoins de conformité.
Un MVP (Minimum Viable Product) prend typiquement 6 à 12 semaines selon la complexité fonctionnelle. Nous travaillons en sprints agiles de 2 semaines avec démos hebdomadaires et livraisons continues. Le cadrage initial (1-2 semaines) permet de dimensionner précisément le projet.